Kundenservice und Onlineshop
Weniger Support-Anfragen
Antworten auch nachts und am Wochenende – und weniger abgebrochene Käufe.
Mögliche Quellen: FAQ, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Produktinformationen
Ihre Kunden fragen. Ihre Dokumente antworten.1
Ein KI-Chatbot auf Ihrer Website beantwortet Fragen von Kunden, Bürgern oder Mitarbeitenden sofort – aus den Dokumenten, die Sie ohnehin haben. Ihr Team gewinnt Zeit für die Anliegen, die wirklich einen Menschen brauchen.
Probieren Sie es aus:
1
Beispiele mit fiktiven Dokumenten. Ihre Version arbeitet mit Ihren eigenen.
1Mit Angabe der Fundstelle – und einem ehrlichen Hinweis, wenn etwas nicht in Ihren Dokumenten steht.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
-
Immer dieselben Fragen
Ihr Team beantwortet jeden Tag dieselben Fragen – am Telefon, per E-Mail, am Schalter.
-
Die Antwort steckt im Dokument
Die Antwort steht längst in einem PDF oder einem anderen Dokument. Aber niemand liest 80 Seiten, um eine Zahl zu finden.
-
Abends und am Wochenende: Funkstille
Nach Feierabend und am Wochenende bleibt jede Frage liegen.
-
Einarbeitung kostet Zeit
Neue Kolleginnen und Kollegen fragen lieber nach, statt im Handbuch zu suchen.
Ein Chatbot, der Ihre Dokumente kennt, nimmt Ihnen genau diese Fragen ab – sofort, rund um die Uhr und mit Beleg.
Wo der Chatbot Ihnen Arbeit abnimmt
Überall, wo die gleichen Fragen immer wieder gestellt werden und die Antworten schon aufgeschrieben sind.
Kommunen und öffentliche Stellen
Ein entlastetes Bürgerbüro
Bürgerinnen und Bürger finden Auskünfte selbst. Die Quellenangabe macht jede Antwort nachprüfbar.
Mögliche Quellen: Satzungen, Gebührenordnungen, Merkblätter, Berichte
Personal und interne Richtlinien
Schnelleres Onboarding
Neue Kolleginnen und Kollegen finden Antworten selbst – mit weniger Rückfragen an die Personalabteilung.
Mögliche Quellen: Personalhandbuch, Betriebsvereinbarungen, Prozessbeschreibungen
Technik und Service
Hotline frei für echte Störfälle
Kunden und Monteure helfen sich selbst – auch wenn gerade niemand erreichbar ist.
Mögliche Quellen: Bedienungsanleitungen, Wartungshandbücher, Datenblätter
Bildung und Kultur
Weniger Anrufe im Sekretariat
Gerade zu Semester- und Schuljahresbeginn, wenn alle gleichzeitig fragen.
Mögliche Quellen: Schulordnungen, Entgeltordnungen, Kursinformationen
Verbände und Fachberichte
Berichte, die gelesen werden
Zahlen sind in Sekunden gefunden – mit Seitenangabe.
Mögliche Quellen: Jahresberichte, Statistiken, Positionspapiere
Referenzen
Kunde: Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Europa Baden-Württemberg
Poli, der KI-Assistent zum Sicherheitsbericht 2025
Auf sicher-bw.de beantwortet Poli, der KI-Chatbot, Fragen zur Sicherheitslage im Land, von Fallzahlen und Aufklärungsquoten bis zur Verkehrssicherheit. Grundlage ist der jährlich erscheinende Sicherheitsbericht des Landes Baden-Württemberg.
- Wissensbasis
- Sicherheitsbericht 2025, 20 Kapitel als Word-Dateien
- Betrieb
- Eigener Server in Deutschland
- Status
- Öffentliche Testphase
Ihre Vorteile
Nicht noch ein Tool, das gepflegt werden will – sondern weniger Arbeit mit den Fragen, die Sie schon kennen.
- Ihr Team wird entlastet
- Standardfragen beantwortet der Chatbot. Ihre Mitarbeitenden kümmern sich um die Fälle, die Erfahrung und Fingerspitzengefühl brauchen.
- Rund um die Uhr erreichbar
- Auch abends, am Wochenende und in der Urlaubszeit bekommt jede Frage sofort eine Antwort.
- Antworten, die Sie verantworten können
- Der Chatbot antwortet nur aus Ihren freigegebenen Dokumenten und nennt die Fundstelle. Erfundene Angaben schließt er aus.
- Ihre Dokumente werden genutzt
- Was Sie aufwendig erstellt haben, wird endlich gefunden – auch von Menschen, die nie ein 80-seitiges PDF öffnen würden.
- Immer auf dem aktuellen Stand
- Neue Fassung eines Dokuments? Sie wird eingespielt, ohne dass der Chatbot ausfällt.
- Planbare Kosten
- Ein Tageslimit, das Sie festlegen, deckelt die Nutzungskosten. Überraschungen auf der Rechnung gibt es nicht.
Beispielrechnung: Was der Chatbot einsparen kann
Wählen Sie einen Anwendungsfall und passen Sie die Annahmen an Ihre Situation an.
Eingesparte Arbeitszeit
40 Std. pro Monat
entspricht etwa 0,25 Vollzeitstellen
Personalkosten
1.520 € / Monat
Sonstige Kosten
480 € / Monat
Einsparung pro Jahr
24.000 €
Zusätzlicher Aufwand im Haus mit einem Baukasten
228 € / Monat
2.736 € / Jahr
für Aufbereitung, Prüfung und Pflege. Diese Arbeit übernehmen wir.
Beispielwerte zur Orientierung, keine Zusage. Annahmen: 160 Arbeitsstunden je Vollzeitstelle und Monat; Personalkosten inklusive Arbeitgeberanteil. Kosten für Einrichtung, Betrieb und Nutzung des Chatbots sind nicht abgezogen. Der Pflegeaufwand bei einem Baukasten ist eine Schätzung und hängt von Umfang und Änderungshäufigkeit Ihrer Dokumente ab.
Finden wir gemeinsam heraus, wie der Chatbot Ihr Team entlasten kann.
Erstgespräch vereinbarenIhre Inhalte, aus Ihren Quellen
Der Chatbot weiß nur, was Sie ihm geben – und bleibt so aktuell wie die Quellen, aus denen er schöpft.
Dokumente
- Word-Dokumente
- PDF-Dateien
- Excel- und CSV-Tabellen
- Text und Markdown
Online-Inhalte
- Seiten Ihrer Website
- FAQ und Hilfe-Center
- Inhalte aus Ihrem CMS, etwa Contao oder WordPress
Ablagen und Systeme
- SharePoint und OneDrive
- Google Drive
- Nextcloud
- Weitere über Schnittstellen
Ihr Chatbot
durchsuchbar, mit Fundstelle
Auch Tabellen werden so aufbereitet, dass Zahlen der richtigen Zeile und Spalte zugeordnet bleiben. Weitere Quellen prüfen wir gern im Erstgespräch.
Sicher, nachvollziehbar, in Deutschland betrieben
Damit Ihr Datenschutzbeauftragter und Ihre IT genauso überzeugt sind wie Sie.
Eigene Server
Ihr Chatbot läuft auf einer eigenen Serverinstanz in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.
Schutz vor Missbrauch
Unpassende oder manipulative Eingaben werden erkannt und abgelehnt, bevor sie verarbeitet werden.
Keine Inhalte im Protokoll
Fragen und Antworten werden nicht geloggt; Gesprächsverläufe werden nach einer vereinbarten Frist gelöscht.
Transparente Datenwege
Für die Antworten nutzt der Chatbot Sprachmodelle von OpenAI und Cohere. Sie erhalten die Frage und passende Dokumentabschnitte – keine IP-Adressen. Auftragsverarbeitung klären wir vor dem Start.
Klare Preise
Einrichtung
ab 3.900 €
einmalig: Aufbereitung Ihrer Dokumente, Prüfung gegen Ihre Fragen, Einbindung in Ihre Website (Ab-Preis für bis zu ca. 20 Dokumente)
Betrieb und Wartung
ab 190 € pro Monat
eigener Server, Überwachung, getestete Updates, neue Dokumentstände
Nutzung
nach Verbrauch
Kosten der Sprachmodelle, optional deckelbar durch ein individuelles Tageslimit [Abrechnungsweg klären]
Pilotkunden-Programm
50 % auf die Einrichtung für die ersten 5 Projekte
Im Gegenzug dürfen wir Sie als Referenz nennen, und Sie geben uns Feedback aus dem Einsatz.
Ein Platz gilt mit dem unterschriebenen Auftrag als vergeben. Nicht mit anderen Nachlässen kombinierbar.
Einrichtung ab 1.950 € 3.900 €
Selbst einrichten oder einrichten lassen?
Ein Chatbot-Baukasten kostet im Monat oft weniger. Die Arbeit bleibt dann aber bei Ihnen.
| Aspekt | Chatbot-Baukasten | kiagentenwerk |
|---|---|---|
| Aufbereitung der Dokumente | machen Sie selbst | übernehmen wir, auch Tabellen und Paragrafen |
| Prüfung vor dem Start | meist keine | Test mit Ihren echten Fragen |
| Pflege und neue Dokumente | machen Sie selbst | wir kümmern uns |
| Ort der Daten | oft geteilte Plattform, teils in den USA | eigener Server in Deutschland |
Alle Preise zzgl. USt. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Behörden und Organisationen.
Ihr Preis hängt von Umfang und Quellen ab. Wir erstellen Ihnen ein passendes Angebot.
Angebot im Erstgespräch klären
Optional
Vom Chatbot zum Agenten
Über Schnittstellen beantwortet der Chatbot nicht nur Fragen, er erledigt auch Aufgaben: Termine vereinbaren, Anfragen weiterleiten, Abläufe anstoßen. Welche Dienste angebunden werden und was der Agent dort darf, legen Sie fest.
Häufige Anwendungsfälle für Agenten
Termine und Kalender
Google Kalender, Microsoft Outlook, Calendly
Der Agent schlägt freie Beratungs- oder Sprechstundentermine vor und trägt sie direkt in Ihren Kalender ein.
Cloud-Speicher
SharePoint, OneDrive, Google Drive, Nextcloud, Dropbox
Neue oder geänderte Dokumente im Teamordner liest der Agent automatisch ein. Umgekehrt erstellt er selbst Dokumente, etwa eine Zusammenfassung oder ein Gesprächsprotokoll, und legt sie dort ab.
E-Mail und Teamchat
E-Mail, Microsoft Teams, Slack
Kann der Chatbot eine Frage nicht beantworten, übergibt er sie samt Gesprächsverlauf an die richtige Person in Ihrem Team.
CRM und Ticketsystem
HubSpot, Pipedrive, Zendesk, Freshdesk
Aus einer Anfrage im Chat wird automatisch ein Kontakt im CRM oder ein Ticket für Ihren Support – vollständig ausgefüllt.
Automatisierung
n8n, Make, Webhooks
Bestimmte Anliegen stoßen automatisierte Abläufe an, etwa den Versand eines Infopakets per E-Mail oder eine Rückruf-Bitte an den Vertrieb.
Monitoring und Qualität
OpenTelemetry, Arize Phoenix, Grafana
Antwortzeiten, Kosten und Fehlerquoten auf einen Blick – so erkennen Sie früh, wenn die Qualität der Antworten nachlässt.
Optional
Im Erstgespräch besprechen
Noch auf Papier? Wir digitalisieren für Sie.
Liegen Ihre Dokumente nur gedruckt vor, kümmern wir uns um den Scan- und Digitalisierungsservice. So kann Ihr Chatbot auch aus Unterlagen antworten, die es bisher nur auf Papier gibt.
Abholen
Ihre Unterlagen werden in verschlossenen Behältern abgeholt und dokumentiert übergeben.
Scannen
Ein spezialisierter Scan-Dienstleister in Deutschland digitalisiert jede Seite und macht den Text per Texterkennung durchsuchbar.
Aufbereiten
Wir prüfen die Ergebnisse und bereiten sie so auf, dass Ihr Chatbot daraus antworten kann, Tabellen eingeschlossen.
Zurück oder vernichten
Die Originale kommen zu Ihnen zurück oder werden auf Wunsch datenschutzgerecht vernichtet, mit Nachweis.
Sicher in jedem Schritt
- Scan-Partner mit ISO-27001-Zertifizierung und Standort in Deutschland
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO für jeden Schritt
- Auf Wunsch rechtssicheres Scannen nach BSI TR-RESISCAN, wenn die Originale anschließend vernichtet werden sollen
Abrechnung nach Umfang. Ein Angebot erhalten Sie, nachdem wir die Unterlagen gemeinsam gesichtet haben.
Häufige Fragen
Was, wenn der Chatbot etwas Falsches sagt?
Er antwortet nur aus Ihren Dokumenten und nennt die Fundstelle, sodass jede Antwort nachprüfbar ist. Vor dem Start testen wir ihn gegen Ihre Fragen; steht etwas nicht drin, sagt er das.
Wie viel Arbeit macht das für uns?
Sie stellen die Dokumente bereit und sammeln typische Fragen. Aufbereitung, Einrichtung, Tests und Betrieb übernehmen wir.
Wie lange dauert es bis zum Livegang?
In der Regel drei bis sechs Wochen nach Ihrer Zusage. Die genaue Dauer hängt vor allem vom Umfang Ihrer Quellen ab und davon, ob Dokumente vorher digitalisiert werden müssen. Den Zeitplan stimmen wir im Erstgespräch mit Ihnen ab.
Warum nicht einfach ein Chatbot-Baukasten?
Für wenige, einfache Fragen reicht ein Baukasten oft aus. Dann richten Sie den Chatbot selbst ein, prüfen seine Antworten und spielen neue Dokumente selbst ein. Sobald falsche Antworten Folgen haben, Tabellen und Paragrafen wichtig sind oder im Haus niemand Zeit für die Pflege hat, lohnt sich die betreute Lösung: vor dem Start mit Ihren Fragen geprüft, Antworten mit Fundstelle, eigener Server in Deutschland, und wir kümmern uns um Aufbereitung und Updates.
Was ist der Unterschied zwischen Chatbot und Agent?
Ein Chatbot beantwortet Fragen: Er sucht in Ihren Dokumenten die passende Stelle und antwortet mit Fundstelle. Ein Agent kann zusätzlich handeln. Über Schnittstellen zu Ihren Systemen erledigt er Aufgaben, zum Beispiel einen Termin in Ihren Kalender eintragen, eine Anfrage an die zuständige Stelle weiterleiten oder einen Kontakt im CRM anlegen. Welche Systeme angebunden werden und was der Agent dort darf, legen Sie fest; wichtige Schritte kann vorher ein Mensch bestätigen. Sie können mit dem Chatbot starten und ihn später zum Agenten erweitern. Mehr zu Agenten
Welche Dokumente eignen sich?
Texte in digitaler Form mit klarer Gliederung: Berichte, Handbücher, Richtlinien, Satzungen, FAQ, am besten als Word-Datei. Daneben verarbeitet der Chatbot PDF-Dateien, Excel- und CSV-Tabellen, Text und Markdown, Seiten Ihrer Website, Hilfe-Center und Inhalte aus Ihrem CMS wie Contao oder WordPress sowie Ablagen wie SharePoint, OneDrive, Google Drive oder Nextcloud. Weitere Quellen prüfen wir im Erstgespräch.
Was, wenn unsere Dokumente nur auf Papier vorliegen?
Dann übernehmen wir das Digitalisieren als optionalen Zusatzservice. Ein spezialisierter Scan-Dienstleister in Deutschland holt die Unterlagen ab und scannt sie mit Texterkennung; wir bereiten die Ergebnisse für Ihren Chatbot auf. Die Originale erhalten Sie zurück oder lassen sie datenschutzgerecht vernichten. Abrechnung nach Umfang. Mehr zum Scan-Service
Kann der Chatbot an unsere CI angepasst werden?
Ja. Das Chatfenster übernimmt die CI Ihres Unternehmens / Ihrer Website. Name und Bild des Assistenten, Begrüßung und Vorschlagsfragen legen Sie fest.
Was passiert, wenn sich unsere Dokumente ändern?
Der neue Stand wird eingespielt, während der Chatbot weiterläuft. Erst wenn alles geladen ist, wird umgeschaltet.
Muss der Chatbot als KI gekennzeichnet sein?
Ja. Das Chatfenster weist sichtbar darauf hin, dass Besucher mit einem KI-Assistenten schreiben. Den Datenschutzhinweis stimmen wir mit Ihnen ab.
Ihre Frage wurde nicht beantwortet?
Wer steckt dahinter?
Ich bin Darko Selesi, gebürtiger Stuttgarter mit kroatischen Wurzeln. Seit 2007 entwickle ich mit meiner Agentur w3scouts Websites für kleine und mittlere Unternehmen und Organisationen. Mit kiagentenwerk bringe ich KI dorthin, wo sie im Alltag Arbeit abnimmt und Kosten spart.
Ihren Chatbot richte ich selbst ein und betreue ihn auch danach. Sie haben einen festen Ansprechpartner, vom Erstgespräch bis zum laufenden Betrieb.
Welche Fragen soll Ihr Chatbot beantworten?
Das klären wir im kostenlosen Erstgespräch: 30 Minuten per Google Meet. Wählen Sie direkt einen Termin.
So geht es weiter
Kostenloses Erstgespräch
Wir klären, welche Fragen der Chatbot beantworten soll und welche Dokumente es dafür gibt. Danach erhalten Sie ein Angebot.
Dokumente bereitstellen
Nach Ihrer Zusage stellen Sie die Dokumente bereit und sammeln typische Fragen. Liegen sie nur auf Papier vor, übernehmen wir auf Wunsch die Digitalisierung.
Einrichtung und Test
Wir bereiten die Dokumente auf, passen das Chatfenster an Ihre CI an und prüfen den Chatbot mit Ihren echten Fragen. Sie testen ihn, bevor er öffentlich wird.
Livegang und Betrieb
Der Chatbot wird in Ihre Website eingebunden. Betrieb, Updates und neue Dokumentstände übernehmen wir.